如何購買集團電話與交換機-交換機、集團電話
集團電話
  
如何購買集團電話與集團電話的一些基本知識

如何購買集團電話,首先要知道集團電話是什么?它可以為您做些什么?

什么是集團電話?它能做什么?
把若干部獨立的電話機集合起來形成一個“集體”(起到統一管理的作用),共用外線并且具有內部免費通話功能的電話系統,我們稱之為集團電話。也可以說是一種具有特殊用途的用戶小交換機。適用于寫字樓中的大小公司、各類企事業單位、家庭等。
當您在公司里,為了接一個電話,跑來跑去,不是您的,還得喊人;在企業里,生產調度為了通知倉庫發貨,跑上跑下,沒說清楚,又得跑一趟……。集團電話它可以為一個幾十人的小作坊或上百人的小企業組成內部通訊網絡,幫助企業解決內部信息的傳遞與交流、生產調度與指令的傳達,避免了跑上跑下的麻煩,節省了相互通話的費用(企業內部通話無需支付電話費),不但提高了企業信息傳遞的速度,重要的在于為企業內部與外部相互信息傳遞的及時到位提供了方便和服務,是現代企業正常運作中傳遞信息所必不可少的通訊工具。

如何購買集團電話?
當我的公司有幾十人,分好幾個部門,在一個平面或多個樓層工作,電信局接進來的電話線只有3、5條,大家工作時打電話要到一個有電話的部門去打,這樣既浪費時間,又降低了工作效率,此時您就該考慮裝集團電話了。
怎么知道集團電話的容量呢?集團電話一般來說都由外線與分機構成。外線指接入集團電話中的外線數量(電信局接進來的電話線數量)。分機是您為您的員工所安排的的電話數量。只要您知道自己需要裝多少部分機電話與電信有多少條電話線接進來就可以啦。
如2外線8分機的集團電話,即可實現接入2條電信電話線,下面可接入8個分機(分配給8個部門或8個員工使用)。如16外線80分機的集團電話,即可實現接入16條電信電話線,下面可接入80個分機(分配給10個部門80個員工使用)。以此類推。
接入常用外線的種類:
1、 普通外線:電話局普通電話線。
2、 ISDN線路:一線通(ISDN)線路。
3、 普通中繼線:與普通局用線相同,但可實現自動聯選。
4、 VOIP專線:將寬帶直接接入到集團電話中,實現各地分支機構點對點及點對面組網專線。億泰公司的DCS—168V系列集團電話具有此功能。
接入分機的種類:
1、普通分機:可安裝普通電話分機。
2、來電顯示分機:可安裝各種來電顯示的電話機。
3、數字功能話機:與集團電話配套使用,主要用于編程及特殊功能的實現。
在購買集團電話前,最好是將您的需求提交給我們,億泰公司有專門的部門來處理您的需求提交,為您量身推薦適合于您企業狀況與未來發展的集團電話產品。

集團電話安裝之前的布線
集團電話的線路安裝,如果客戶在裝修前就已考慮,我們建議采用線路預埋或選擇綜合布線。如果客戶是二次裝修,那么線路的走線就要重新規劃設計。我們接觸的大部分客戶都會選擇走PVC明線槽,這樣對裝潢的破壞程度可以減少到最小,F在集團電話的水平走線(從集團電話的配線架到電話模塊)可以選用四芯圓線,在集團電話安裝位置的旁邊可以考慮安裝總線的配線架,配線架一般選用掛墻的科隆架,管理比較方便。電話模塊是指在電話線接到桌面之前固定在墻體上的電話插座,有些客戶沒有條件安裝的,也可以直接拉線到桌面上接電話機。當然,以上的做法是最簡易的實現方式,如果您的分機數量比較多,那么最好通知我們的技術人員,億泰公司各區域代理商與經銷商均可提供上門看場地出方案之類的服務。 其實電話的布線要考慮的因素還很多,如:要考慮充分的擴容余地和管理方便;不同功能的電話機要走不同的電話線,專用話機的電話線是四芯的,普通話機是兩芯的;要考慮強電的干擾和配線架的損耗;要考慮獨立電源插座的配置等等,所有這些都是為集團電話正常穩定使用而準備的。

功能話機的作用與選購
功能話機作與集團電話的配套附屬產品,具有極強的可使用性。
絕大多數品牌的集團電話一般至少配備一部同品牌型號的功能話機(或稱專用話機)。這是因為集團電話主要系統功能的設置(即集團電話編程)均需在功能話機上完成。除此之外,功能話機還具備了比其他普通模擬話機所無可代替的操作簡便化和功能多樣化。億泰公司的功能電話還配備了超大屏幕液晶顯示,實現了內外線指示燈顯示、群呼、單鍵轉接、音量調節、多方會議、呼叫轉移、速撥、保留、占用指定外線等功能。適合于編程設置、總臺轉接、經理秘書等使用。 注意:大部分品牌的集團電話只能配備同品牌的功能話機,與其他品牌不兼容。

集團電話背景音樂-隨心所欲(聽你想聽的)
是否能外接音源也是恒量集團電話功能的一個標準。每個品牌的集團電話都有自己固定的背景音樂(轉接中您聽到的一段音樂),當外線入內時,客人聽到的轉接音樂也成了企業的形象之,一段優美動聽的音樂能在頃刻間提升您公司的形象。當然眾口難調,如何使音樂更符合您的口味呢?我們可以利用集團電話的外接音源功能。大多數集團電話均配備有外部音源端口(如億泰公司的DCS—168T數;旌霞瘓F電話,也有部分品牌的集團電話需另外配置外部音源板),通過它我們可以將不同的音源接入集團電話,比如CD機、MP3播放器、計算機(播放MP3、CD,聲卡輸出)等等,這樣我們就可以想聽什么就聽什么,無論古典、時尚的。

IP與集團電話
中國電信、聯通、網通等各大運營商均推出了IP電話接入業務,現在大部份公司都有使用IP電話的習慣,那么這些用戶購買集團電話后如何使用呢?
1、 已申請主叫綁定IP(A類)的用戶,即原來使用電話時,撥長途則在撥號前加撥IP接入碼(如17908)后無需卡號和密碼即可撥打長途的用戶。此時只要將IP與接入集團電話的外線一一綁定,內部分機占用外線后無需先撥IP接入號(如17908),即可實現直撥長途號碼。億泰公司的DCS—168T數;旌仙虅占瘓F電話已將“IP撥號器”的加發功能集成在機器內,對用戶來說安裝了集團電話可免去了撥IP接入碼的麻煩,同時還可以設定其它需要加發的一些號碼。
2、 已申請主叫非綁定IP(B類),將獲得卡號及密碼,為了撥號方便,可以在外線上加裝IP撥號器,將卡號密碼輸入撥號器,此時集團電話內的分機占用外線后直接撥長途即可,IP撥號器會自動加撥IP接入號+卡號+密碼;
3、 注意:IP撥號器有“有源”和“無源”之分,如果集團電話同時安裝了語音信箱(電腦話務員),務必使用“有源”IP撥號器,否則將導致語音信箱轉接中斷的狀況。在購買與安裝集團電話前,建議將您的現狀告訴億泰公司的銷售與技術人員,讓他們為您解答有關這方面的一些接入與使用方法。

集團電話在現代辦公中可以為您帶來什么?
集團電話是現代企事業單位與商務辦公中不可凡缺的電話通訊設備,它集電話通訊與管理為一體。它不但可以為您帶來快捷方便的通訊服務,還可以為電話管理者集中管理外線來電與內線呼出。
方便的轉接功能——為每一名員工安排一部分機,外線打入由前臺(或電腦話務員)進行信息過濾處理后轉接至員工分機,也可以實現外線直接打入分機以最快的速度與要聯系的人聯系上,也可實現分機再轉接。 在使用一般電話時,會經常出現如電話占線或無人接聽等很多種情況。如沒有安裝集團電話這樣您很可能失掉了一次在第一時間與您客戶聯系的機會。安裝集團電話后,會按您的需要把電話轉到另一部分機上。如您安裝了語音信箱設備,會把此電話轉到您自已的信箱中讓客戶留言。
完善的話費管理系統—— 多種情況下您對直線電話的管理只能憑員工的自覺性。在您安裝了集團電話計費系統后,系統會告訴您每一部分機所打的電話費是多少,打出的電話號碼是什么,在什么時間打的等等信息。集團電話也會按您的安排為每一分機安排一個密碼,如您離開座席不知密碼的人無法使用您的分機。在安裝了計費功能后您也可對電話費用管理提出您新的看法與管理思路......
這要看你將來所需要什么功能。
分時段管理您員工的電話使用權——上班時,按員工工作性質的不同,分配給他是否有呼叫外線的權力,但下班后,員工可不能利用給他的權力打私人電話啊,此時就可采用分時段管理,讓下班后的員工一種就不能打電話,一種可讓其用個人帳號與密碼實現撥號,還可以另時讓總臺代為撥打長途電話等針對不同時間、不同用途實行不同的管理模式。但不是所有的集團電話都有這種功能,其中億泰公司生產的DCS—168系列的集團電話可幫您上述管理模式。
還有的功能——當您離開座位回來時,可查詢在這期間有誰給您來過電話;按照您的需要改變你原來的分機號碼;把您與您的部門從集團電話中分組出來管理,在組內的人可使用組內的外線,外線可直接打入該組分機,其它部門與組外人員不能打入;在平時辦公時,有些員工會用公司電話打長途,話費比較高,可用長途限制功能限制分機的長途呼出;如你不設前臺小姐接聽電話可由電腦話務員為你轉接;通過功能話機或計算機界面,還可以看到您員工電話的使用情況......

中繼聯選與申請
用戶在購買集團電話之前,首先要考慮電話交換機的容量和未來可以擴充的余地。當外線的數量定下來以后,要考慮一下外線是否要申請中繼線聯號。所謂中繼線是指進入交換機的外線,所謂中繼線聯號是指將若干中繼線捆綁成一個號碼,這個號碼稱之為“引示號”,對外只要公布這個“引示號”,就可以達到同時有多個人撥打該號碼時,也能實現同時接聽(多少人同時接聽,取決于有多少條外線)。以某公司為例:某公司現有12條中繼線進入集團電話,其號碼情況如下,
雙向號碼(即可打進,亦可打出):66699955、66291234、66292345
單進號碼(只可打進、不可打出):66290555、66293456、662961212
單出號碼(只可打出、不可打進):66294567、66295678、66296789
在申請了中繼線聯號以后,該公司只要對外公布一個號碼“66291234”,(該號碼已向電信局申請了呼叫轉移功能,并支持連續轉移)即可。如果不做中繼線聯號,那么不僅該公司工作人員的名片上要印上很多電話號碼,當有人打電話給該公司的時候,如果聽到忙音,再要打下一個電話號碼,很不方便。
申請中繼聯選可以到電話局申請,但在申請之前,建議用戶首先咨詢億泰公司的銷售或技術人員。也可以向億泰公司在各地的辦事處咨詢,或由他們代為辦理申請。

當兩條外線都占用的情況下,外線還能打進與打出嗎?
不能。為什么?2條外線就是2條電信線路接入集團電話,所以當2條外線都占線(二個號碼都用了),則第三個人想打電話進來,聽到的肯定是忙音(打不進來);同樣此時內部分機想打外線也只能是聽忙音,外線一旦有空,其它分機即可撥打外線。外線的占用,不影響內部分機間自由通話。

集團電話保養小常識
集團電話作為專用通訊設備,在使用中是否能為您帶來極大的便利與效益,還取決于您的使用與維護,在長期使用中請注意以下幾點:
1、 和其它電器一樣,使用過程中,不要在設備上覆蓋任何東西,這樣會導致機器散熱不良,使得機器提前老化,減短機器使用壽命。有條件的可以外加一些散熱設備,比如放置機器的地方或機房里配置空調及排氣設備。
2、 機器周圍不得有食物和堆積物,這樣容易長蟲子,比如類似蟑螂、老鼠之類,對集團電話的危害很大,蟑郎會鉆入設備內部,導致電路不能正常工作,老鼠和壁虎會咬斷電線使分機和外線通訊中斷。
3、 由于集團電話是24小時連續不間斷的工作,因此有可能的話,在放長假期間,把電源拔下,等假期結束再通電,這樣對延長機器壽命有好處。
4、 集團電話應遠離產生噪音和電磁干擾的裝置,不要將導電物體通過風孔或散熱網進入集團電話,如電線、大頭針等。
5、 機器的安放環境需保持通風、干燥、無灰塵、避免陽光直射。并保持機器外部的清潔。在做清潔時不要用液體及噴霧清潔劑,外殼可用軟布擦拭,千萬不能讓液體及噴霧清潔劑進入機體。
6、 必須使用機器額定電壓電源,并保證有獨立的電源供電,不要在插集團電話電源的插座上插很多其他設備。也不要隨意的插拔電源與直接切斷電源。當電源發生故障時,請第一時間將集團電話電源與電路斷開,以免造成更大隱患。
7、 嚴格按照說明書要求進行使用,以保證集團電話有更長的使用壽命。
8、 建議有專人負責對機器的管理,使用前做個培訓。

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摘自相關技術雜志由億泰網站整理
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